Pembukuan yang tertinggal dua atau tiga tahun lebih umum daripada yang dibayangkan. Penyebabnya beragam: staf keuangan keluar, usaha tumbuh terlalu cepat, atau pemilik fokus ke penjualan. Masalahnya muncul ketika bank meminta laporan keuangan audited atau kantor pajak mengirim surat permintaan penjelasan. Kabar baiknya, pembukuan bisa disusun ulang secara bertahap asalkan dokumennya masih ada.
Mulai dari Inventaris Dokumen
Undang-Undang KUP mewajibkan dokumen dasar pembukuan disimpan selama 10 tahun di Indonesia. Artinya, dokumen untuk tahun yang tertinggal seharusnya masih tersedia. Lakukan inventaris lebih dulu:
- Rekening koran lengkap per bulan untuk semua rekening, termasuk yang sudah ditutup.
- Faktur pajak keluaran dan masukan, serta bukti potong PPh.
- SPT Masa dan SPT Tahunan yang sudah dilaporkan.
- Kontrak penting, dokumen pinjaman, dan bukti pembelian aset.
Rekening koran bisa diminta ulang ke bank. Data faktur pajak bisa ditarik dari sistem pajak. Dokumen yang benar-benar hilang perlu dicatat sebagai keterbatasan sejak awal.
Kerjakan Tahun Tertua Lebih Dulu
Susun ulang secara berurutan dari tahun paling lama. Saldo akhir satu tahun menjadi saldo awal tahun berikutnya, sehingga kesalahan di tahun pertama akan terbawa ke tahun-tahun setelahnya. Untuk setiap tahun, lakukan rekonsiliasi bank per bulan, cocokkan omzet dengan faktur pajak keluaran, dan cocokkan laba dengan SPT Tahunan. Jika ada perbedaan dengan SPT yang sudah dilaporkan, catat penyebabnya. Keputusan pembetulan SPT sebaiknya didiskusikan dengan konsultan pajak.
Saldo Awal yang Bisa Diuji
Auditor pada audit tahun pertama wajib memperoleh bukti yang cukup atas saldo awal. Saldo awal yang tidak bisa diuji dapat membatasi ruang lingkup audit dan berpengaruh pada opini. Karena itu, perhatikan pos-pos berikut:
| Pos | Bukti yang Disiapkan |
|---|---|
| Kas dan bank | Rekening koran dan berita acara kas |
| Piutang dan utang | Rincian per pihak dan konfirmasi saldo |
| Persediaan | Hasil hitung fisik dan kartu stok |
| Aset tetap | Daftar aset, bukti beli, sertifikat atau BPKB |
| Pinjaman | Perjanjian kredit dan surat keterangan saldo dari bank |
Pilih Strategi Audit yang Realistis
Tidak semua tahun yang tertinggal harus diaudit. Bank biasanya meminta laporan audited untuk satu atau dua tahun terakhir. Strategi yang sering dipakai:
- Tahun-tahun lama disusun ulang dan dikompilasi oleh Kantor Jasa Akuntansi.
- Tahun terakhir diaudit oleh Kantor Akuntan Publik, dengan perhatian khusus pada saldo awal.
- Jika waktunya mepet, hitung fisik persediaan dan konfirmasi saldo dilakukan segera, sebelum data makin sulit ditelusuri.
Komunikasikan kondisi pembukuan secara terbuka sejak awal kepada kantor yang dipilih. Auditor perlu tahu area mana yang dokumennya lemah agar bisa merencanakan prosedur alternatif. Menutupi masalah justru memperbesar risiko opini dimodifikasi.
Cegah Agar Tidak Tertinggal Lagi
Setelah semua tahun beres, tetapkan jadwal tutup buku bulanan. Rekonsiliasi bank dikerjakan paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya, dan laporan bulanan dibahas bersama pemilik. Kebiasaan sederhana ini jauh lebih murah daripada menyusun ulang pembukuan tiga tahun sekaligus.
Ceritakan kondisi usaha dan kebutuhan laporan keuangan Anda kepada kami. Konsultasi awal gratis, dan kami bantu pilihkan kantor berizin yang sesuai dengan skala serta tujuan perusahaan Anda.